Microsoft Teams : un outil pour la productivité en télétravail

De plus en plus d’équipes dans le monde choisissent de travailler à distance. Afin de les garder en contact et de travailler le plus efficacement possible, il est nécessaire de disposer d’outils offrant des fonctionnalités de types discussions en ligne, réunions à distance, appels, partages de fichiers… Dans cet article, nous allons vous présenter les principales caractéristiques de Microsoft Teams, la solution de travail collaboratif à distance éditée par Microsoft, ainsi que ses atouts pour faciliter le télétravail en entreprise.

Microsoft Teams : qu’est-ce que c’est ?

La philosophie de Microsoft Teams, c’est d’offrir un espace de travail complet pour la collaboration et la communication des collaborateurs d’une entreprise. L’outil permet en effet la communication en temps réel, les réunions et le partage de fichiers, le tout en un seul endroit et accessible à tous, et est utilisable avec les services “Office” de Microsoft. C’est ainsi le « hub » de toutes les applications Microsoft, offrant une collaboration en ligne centralisée dans un même outil et sécurisée.

Un outil pour simplifier les communications

Depuis de nombreuses années, la gestion des emails reçus par les collaborateurs n’a cessé de se compliquer. Outre la perte de temps induite par la lecture et le tri des emails, il faut également ajouter le problème des spams, du phishing, mais aussi, la difficulté de conserver une suite logique à des conversations qui ne sont pas forcément groupées par projet ou qui sont étalées dans le temps.

Microsoft Teams offre la possibilité de moins utiliser les emails pour les échanges entre les collaborateurs ou les équipes, mais aussi, d’effectuer des regroupements des messages; par projets, par équipes ou autre.

De plus, Teams permet une communication enrichie :

• qui ne se cantonne pas seulement à l’écrit, mais qui peut inclure des appels ou du partage d’écran,
• qui permet d’attirer l’attention d’un ou de plusieurs collaborateurs en les notifiant,
• qui offre plusieurs méthodes de recherches pour retrouver des messages portant sur des thématiques en particulier,
• qui permet de masquer ou de désactiver les conversations pour les maintenir à l’écart / les archiver.

Augmentez la productivité de vos réunions

Sur le plan de la productivité, Microsoft Teams offre des fonctionnalités permettant de mieux organiser et diriger ses réunions :

Préparation de la réunion : Lors de la préparation de la réunion, Teams vous permet d’ajouter un ordre du jour, un objectif de réunion, et un lien vers un fichier si vous le souhaitez

Visioconférence : Durant la réunion, vous pouvez activer la vidéo afin d’attirer l’attention des participants sur le sujet et leur offrir une expérience personnelle plus engageante. Vous pouvez également flouter l’arrière-plan pour éviter les divertissements.

Tableau numérique : En utilisant le tableau numérique, vous pouvez collaborer sur des documents Office 365 et générer des idées en temps réel.

Enregistrement de la réunion : Teams permet l’enregistrement de la réunion (après avoir préalablement notifié les participants), pour conserver une trace des échanges et les exploiter ultérieurement. Un intérêt majeur quant aux enregistrements de vidéos, c’est que les absents d’une équipe puissent visionner l’enregistrement ultérieurement. Vous leur permettrez ainsi de se tenir au courant des décisions et des tâches qui ont été décidées.

Notes de réunion : Après la réunion, Teams permet l’enregistrement des notes de la réunion, de façon à ce que l’équipe puisse poursuivre sa discussion. Cela permet également de tenir tous les participants au courant et d’éviter toute frustration lorsqu’il s’agit de retrouver des documents créés ou soumis pendant la réunion.

Sous-titres et traduction : Il est possible lors des réunions vidéo d’utiliser des sous-titres en temps réel pour assurer la compréhension de tout le monde. En effet, grâce à la fonction « traduire », les participants peuvent aisément s’échanger des commentaires dans les conversations instantanées en utilisant leur langue maternelle afin qu’ils ne se sentent pas exclus.

Utilisez le planificateur pour organiser vos tâches

Lorsqu’on travaille avec Teams, il est possible d’utiliser un ou plusieurs “Planner” pour créer et organiser des tâches, les attribuer et voir leur progression instantanément. Il est alors possible d’épingler des fichiers à des tâches, de collaborer sur ces documents et d’avoir des conversations sur les tâches sans avoir à aller sur une autre application.

• Grâce à Planner, vous pouvez avoir un visuel global du projet. Des tableaux de bord, des graphiques et d’autres vues sont disponibles. En un coup d’œil, vous pouvez voir la progression des tâches des différentes équipes,
• Chaque équipe a son propre tableau où les tâches sont classées par catégorie. Vous pouvez les trier en fonction de leur statut ou selon leur affectation,
• Vous serez averti dans Microsoft Teams lorsqu’une tâche vous est attribuée dans le Planner,
• Vous pouvez retirer ou supprimer vos rendez-vous et réunions.

Icebreaker : comment briser la glace ?

Microsoft Teams dispose d’un “bot” nommé Icebreaker et dont l’objectif est de développer au long cours les liens entre les collaborateurs.

• Ce robot effectue sa mission en associant des membres de l’équipe deux à deux, de façon aléatoire, et en proposant une rencontre chaque semaine.
• Vous pouvez également choisir les personnes en question, de façon à les mettre en leur permettre de mieux se connaître. *
• Des outils automatiques facilitent la planification, en proposant automatiquement des plages horaires disponibles pour les deux personnes.
• C’est étonnamment facile à mettre en place et il suffit, une fois l’équipe créée, d’installer le bot pour que la démarche commence.

Cette démarche permet d’accroître et de consolider les liens entre les collaborateurs dans des équipes éloignées, contribuant ainsi à créer et à maintenir une communauté soudée.

En résumé, après s’être familiarisé avec Microsoft Teams et ses multiples fonctionnalités, vous obtiendrez un avantage considérable : vous resterez productifs et liés malgré la distance due à cette période de crise. Rien de tel pour remonter le moral et stimuler les affaires !